O que se preocupar na gestão de viagens corporativas
Veja como organizar as viagens de trabalho dos seus colaboradores
Nos dias atuais, há diversas empresas nas quais os colaboradores não realizam somente o trabalho presencial. Ou seja, é comum que os colaboradores tenham que viajar para cumprir determinadas funções de trabalho. Esses são os casos de eventos corporativos ou encontros com executivos, por exemplo.
Para esses casos, a empresa precisa contar com um amplo suporte externo e interno. Um consultor de viagens é um exemplo desse tipo de suporte, mas também é preciso que a própria empresa desenvolva suas políticas de gestão dessas viagens.
Implementar a gestão de viagens corporativas é uma forma de trazer mais controle e eficiência neste tipo de atividade. Se sua empresa deseja reduzir custos e otimizar este setor, então confira o texto a seguir com dicas sobre como fazer uma boa gestão de viagens corporativas.
Gestão de viagens corporativas
Quando uma empresa não tem uma política clara de viagens corporativas, esta área tende a ficar muito difusa. Por exemplo, a empresa pode acabar desperdiçando dinheiro com viagens infrutíferas, enquanto deixa de investir em eventos que poderiam trazer bons negócios.
Além disso, a falta de clareza sobre os reembolsos e políticas de compensação pode levar a conflitos internos e a gastos em excesso. Por isso, a empresa deve ter uma política de gestão clara que estabeleça os direitos e deveres tanto da companhia quanto dos colaboradores.
O objetivo dessa política é trazer clareza a processos como comprovação de gastos das viagens, formas e prazos de reembolso, entre outros. Com uma boa política de gestão, a empresa pode economizar tempo, processos e agilizar essas etapas, diminuindo os custos com a gestão de viagens.
Redução de despesas
Um exemplo de redução das despesas com viagens corporativas diz respeito aos dois maiores custos desse segmento: deslocamento e hospedagem. Nesse sentido, a empresa pode economizar custos ao estabelecer uma política de pesquisa de preços de passagens aéreas e hotéis.
Por exemplo, a prática de pesquisar no mínimo três orçamentos de cada área serve como um guia de custos para a empresa. Outra opção é fechar parcerias com redes de hotéis ou agências de viagens, medidas que barateiam o custo de acordo com a quantidade de colaboradores da empresa.
Mas a redução de despesas não serve apenas para essas áreas, pois a empresa também pode otimizar outros processos. Por exemplo, estabelecer formas mais eficientes de controlar os gastos gerais do colaborador, como alimentação, deslocamento interno no local do evento, entre outros.
Hoje em dia, há ferramentas de gestão específicas e empresas especializadas para ajudar na implementação. Essas ferramentas permitem a digitalização do envio de notas fiscais e comprovantes direto ao setor financeiro. Este, por sua vez, já faz a contabilidade e o cálculo dos reembolsos para o colaborador.
Com essa agilidade, a empresa pode eliminar atritos e etapas desnecessárias, economizando tempo e dinheiro no processo.
O gestor de viagens corporativas
A área de gestão de viagens corporativas é tão importante que até já ganhou seu próprio cargo. O gestor de viagens é um profissional indispensável para garantir um bom fluxo das informações e otimizar os processos citados acima.
De maneira geral, o gestor de viagens corporativas é como um diretor financeiro e administrativo, só que voltado exclusivamente para as viagens. É este profissional quem organiza as viagens, faz a gestão dos custos e determina os processos de pagamento e reembolso.
Por isso, o gestor tem como objetivo manter um equilíbrio delicado entre a empresa e o colaborador. Seu papel é proporcionar viagens de qualidade e arcar com todos os custos, mas sem criar um orçamento que vá além do limite estipulado pela empresa.
Dessa forma, o gestor tem a função adicional de criar os fluxos de reembolso, pagamento e confirmação das viagens. Em suma, o profissional atua na gestão de toda a política de viagens corporativas da companhia.
Atualmente, não é fácil estabelecer um equilíbrio em termos de viagens corporativas, especialmente com o aumento no preço das passagens aéreas. Mas se a empresa estabelecer boas práticas e processos eficientes, é possível garantir menos custos e viagens de qualidade para seus colaboradores.